Réussir vos onboarding à l’heure du travail hybride

Si réussir un onboarding est déjà un défi habituellement, en mode hybride, cela peut rapidement vous sembler impossible. Rassurez-vous, avec nos conseils, tout va bien se passer.

L’onboarding permet au nouvel arrivé de se sentir bien, d’emblée, dans son travail. Immédiatement familiarisé aux rouages de la société, aux personnes de son entourage ou encore à la vision de l’entreprise, celui-ci sera plus vite à l’aise pour une montée en compétence rapide et efficace. Une mise en place relativement facile quand vous disposez de locaux et d’une équipe in situ. Eh bien en mode hybride, c’est aussi assez simple finalement. Il suffit de s’adapter !

Avant l’onboarding, pensez préboarding !

Cette étape prévue en amont de l’arrivée en elle-même du collaborateur va permettre que tout soit prêt pour le jour J de son intégration :

• Au niveau matériel. Pour travailler, il faut un bon matériel (ordinateur, écran, imprimante, casque) et qu’il soit fonctionnel (réseau et accès). Donc, prévoyez un temps pour la livraison et l’installation à domicile. Cela veut dire qu’en amont, votre responsable informatique sera disponible pour assister la personne et que ses accès soient opérationnels.

• Au niveau administratif et organisationnel. Tout nouvel arrivant se pose légitimement des questions : les horaires, la mutuelle, les réunions… bref, le plus simple est de prévoir un petit mémo d’accueil sur l’ordinateur. Et bien sûr, vous êtes là pour répondre à toutes ses interrogations. D’ailleurs, votre email est déjà inscrit dans sa liste de contacts.

• Enfin au niveau humain. Avouez qu’il est toujours plus sympa de savoir que l’on est attendu. Alors, environ une semaine avant l’onboarding, prévoyez soit un mail de bienvenue soit une petite vidéo de l’équipe. Ce premier ice-breaker sera apprécié comme il se doit.

C’est le jour J !

L’arrivée dans l’entreprise, alors qu’une partie des collaborateurs travaillent de la maison, doit être structurée.

Organisez dès le départ une réunion avec l’équipe pour permettre à chacun de se présenter et renforcer la cohésion : Teams, Zoom, Google Mets… les moyens techniques sont ceux de votre choix, mais privilégiez ceux de l’environnement habituel. Vous pouvez même prévoir une "réunion café" où tout le monde dispose d’un mug de l’entreprise, que le nouveau aura trouvé dans son welcome pack avec son ordinateur.

Suite à cette réunion, laissez-lui un temps de discussion individuelle avec chacun des membres de son équipe.

Revenez vers lui à intervalles réguliers pour savoir si tout se passe bien et avoir son ressenti. C’est à ces étapes que vous pourrez répondre à toutes les questions qui lui viennent à l’esprit. Pour la suite des opérations, ça redevient classique avec un mix formation aux outils maison et aux process, mais pensez toujours aux feedbacks.

Et si vous séchez sur les outils, voici quelques références de plateformes digitales pour assurer vos intégrations à distance: Heyteam, Factorial ou Monday (qui offre des solutions compètes en RH).