Dématérialisez ! C’est bon pour votre RSE

La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) est au cœur de toutes les préoccupations actuelles. Parmi les actions les plus faciles à mettre en place : la dématérialisation. Découvrez pourquoi et comment y parvenir.

La dématérialisation, une démarche très RSE

Une RSE bien faite doit intégrer des axes aussi différents que les impacts sociaux, économiques ou environnementaux pour chaque action de l’entreprise. Et si ce concept est déjà bien intégré au sein des grands groupes, ne serait-ce que pour répondre à des obligations légales, il n’est pas toujours très clair pour des TPE/PME.
De manière très simplifiée, votre entreprise doit avoir un impact positif sur le monde qui l’entoure – et donc sur vos collaborateurs – tout en étant utile et économiquement viable.
La dématérialisation des documents RH présente, à ce titre, de nombreux avantages. Selon une étude de DIGIPOST de novembre 2021, le taux d’adhésion aux bulletins de paie dématérialisés atteint les 80 % lors d’un déploiement et même 100 % lors d’une nouvelle embauche.

Quels sont ses avantages en termes de RSE ?

Le premier (et qui n’est pas sans impact sur le reste), c’est de répondre à une “attente” légale. La loi EL Khomri incite en effet à la dématérialisation des bulletins de paie (articles L3242-2 et D. 3243-7 du Code du travail).
Mais attention, ceux-ci doivent rester disponibles pendant 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans du salarié).
Second avantage, plus « RSE » : ce bulletin de paie numérique a un impact environnemental réduit (génération du document et transport de celui-ci). Rajoutons à cela la non-réédition des documents perdus et on arrive à un consensus généralisé.
Le troisième avantage est d’ordre social puisqu’il améliore le bien-être des salariés.
En effet, toujours selon ce libre blanc DIGIPOSTE, les taux de satisfaction sont très positifs.
On peut citer :

• Un accès facilité aux documents, même hors de l’entreprise (47 %)
• La modernisation de l’entreprise (46 %)
• La diminution du risque de perte (40 %)
• Le gain de place et de praticité (40 %)

Les chiffres cités dépassent les 100 %, car il s’agit de choix multiples. Cependant, ils sont précieux pour savoir ce qu’attendent les collaborateurs.

Comment prévoir votre dématérialisation RSE ?

Vous souhaitez que la transition soit un succès ? Cherchez alors à répondre aux besoins de vos salariés. Certains documents pratiques sont en effet très appréciés en version numérique :

• Les fiches de paie ;
• Le contrat de travail et les avenants ;
• Les documents traitant de la formation professionnelle dont DIF et CPF;
• Les communications internes RH;
• Le bilan d’évaluation annuelle;
• Le relevé de mutuelle entreprise ;
• Le Bilan Social Individuel (BSI).

Mais pour que tout ceci fonctionne, il faut créer un coffre-fort numérique totalement protégé. Ces données personnelles et confidentielles doivent en effet rester à l’abri des regards indiscrets.
C’est pour cette raison que la signature électronique, fort appréciée des salariés, doit être développée en parallèle au sein de l’entreprise.

Dans tous les cas, il est crucial de bien informer sur les procédures et les déploiements de solutions. Vous anticiperez les éventuelles questions des collaborateurs.
De plus, n’hésitez pas à mettre en place un baromètre RSE qui démontrera le bien-fondé de vos démarches en termes d’impacts environnementaux ou économiques.